У 2026 році завершиться процес переходу від паперових трудових книжок до електронного формату. До цього моменту будуть діяти обидва варіанти. Оцифрування трудової книжки допоможе захистити важливу інформацію про ваш робочий стаж від можливих втрат.
Це питання стає особливо актуальним під час війни, коли багато людей позбуваються документів, зокрема трудових книжок. У деяких вони залишилися на підприємствах у тимчасово окупованих регіонах, і доступ до них неможливий, в інших — документи були втрачені через бойові дії. Тож як оцифрувати свою трудову книжку вже сьогодні, читайте в інструкції на Сватове.city.
Навіщо оцифровувати трудову книжку
Оцифрування трудової книжки забезпечує збереження важливої інформації про трудову діяльність, адже електронні дані легко зберігати та резервувати. Доступ до них можна отримати з будь-якої точки світу за наявності інтернету. Це особливо важливо в умовах окупації, втрати документів або інших форс-мажорних обставин.
Переваги оцифрування трудової книжки
-
Надійне зберігання. Електронний варіант зберігається у захищених базах даних Пенсійного фонду України (ПФУ), що мінімізує ризик втрати інформації.
-
Зручний доступ. Працівники та роботодавці можуть отримати доступ до даних онлайн, без необхідності відвідувати відділення Пенсійного фонду. Це значно спрощує процедури оформлення пенсій та соціальних виплат.
-
Захист від фальсифікацій. Електронний формат унеможливлює підробку записів про трудову діяльність, адже всі дані мають цифровий підпис та зберігаються у захищеній формі.
-
Автоматизація процесів. Планується, що електронна трудова книжка буде використовуватися для автоматичного призначення пенсій. Це спростить процедуру для громадян та мінімізує бюрократію.
Як оцифрувати трудову книжку через роботодавця?
До 10 червня 2026 року роботодавці зобов’язані подати до Пенсійного фонду України (ПФУ) відомості про трудову діяльність усіх працівників, як чинних, так і звільнених.
Алгоритм оцифрування трудової книжки через роботодавця:
-
Сканування документів. Роботодавець повинен відсканувати або зробити фотографії всіх сторінок трудової книжки працівника, на яких є записи.
-
Заповнення електронної форми. На вебпорталі Пенсійного фонду України роботодавець заповнює електронну форму, вносячи всі необхідні дані про трудову діяльність працівника.
-
Завірення електронним підписом. Подані відомості мають бути завірені електронним цифровим підписом роботодавця, після чого вони передаються до ПФУ.
Ця процедура гарантує збереження даних працівника в електронному форматі та спрощує доступ до них у майбутньому.
Як оцифрувати трудову книжку самостійно?
Щоб оцифрувати трудову книжку самостійно, потрібно пройти кілька простих кроків.
1. Реєстрація на вебпорталі Пенсійного фонду України (ПФУ)
-
Зареєструйтеся на порталі за допомогою електронного цифрового підпису (ЕЦП) або BankID.
-
Це забезпечить безпечний доступ до ваших даних і можливість подачі документів онлайн.
2. Підготовка трудової книжки
-
Відскануйте або сфотографуйте всі сторінки книжки, на яких є записи.
-
Переконайтеся, що зображення чіткі та добре читаються.
-
Зробіть копії всіх сторінок на випадок втрати оригіналу.
3. Заповнення онлайн-форми
-
На вебпорталі ПФУ заповніть електронну форму, внісши дані про свою трудову діяльність.
-
Додайте до форми підготовлені скани або фото трудової книжки.
4. Перевірка та внесення змін
-
Перевірте правильність заповнених даних. У разі помилок їх можна виправити безпосередньо в електронній формі.
5. Завершення процесу
-
Після оцифрування трудової книжки паперовий документ може залишатися у вас для зберігання або використовуватися паралельно з електронною версією.
Цей процес гарантує збереження вашого робочого стажу у захищеній електронній формі, що спрощує доступ до даних та їх використання у майбутньому.
Кому в першу чергу варто оцифрувати трудову книжку?
Оцифрування трудової книжки є актуальним для всіх працівників в Україні. Це безпечний, зручний і безкоштовний спосіб зберегти інформацію про свій трудовий стаж.
-
Чинним працівникам. Оцифрування дозволяє легко відстежувати трудовий стаж та оперативно надавати роботодавцям підтвердження досвіду роботи.
-
Тим, хто шукає роботу. Електронна версія трудової книжки спрощує процес для роботодавців: вони швидше отримують доступ до необхідної інформації про кандидата.
-
Працівникам, які мешкають за кордоном. Це значно полегшує оформлення пенсій і отримання соціальних виплат за межами України.
-
Людям, які втратили або пошкодили свою трудову книжку
Оцифрування дає можливість відновити дані про місця роботи, навіть якщо оригінал документа втрачено або пошкоджено.
Оцифрування стає гарантією захисту вашого стажу та спрощує доступ до інформації в будь-який момент.
